Възможности за реализация:
Професията се упражнява във всички отрасли и сфери на националното стопанство, в
стопански и нестопански организации, в държавни и частни фирми, в предприятия,
институции, банки, училища и др.
По тази специалност се придобиват знания и умения относно дейности, свързани с
обработване на входящата и изходяща кореспонденция в съответните деловодни книги
и/или регистри, както и за изготвяне на справки за движението на кореспонденцията.
Деловодителят обработва служебната кореспонденция по утвърден правилник за
документооборота в предприятието. Той приема, регистрира, разпределя и
систематизира входящата кореспонденция ръчно или в автоматизирана деловодна
програма. Той оформя и регистрира изходящата кореспонденция според адресатите и
осигурява нейното изпращане по адреси.
Деловодителят копира документите от входящата и изходящата документация,
подрежда ги в обособени папки и следи спазването на сроковете за отговор съгласно
регламентираните правила. Той предоставя своевременно справки по състоянието и
движението на входящата и изходящата кореспонденция и при необходимост копира
документи на прекия си ръководител или на други членове на екипа на организацията.
Следи за спазване на режима за правилното съхранение и архивиране на
кореспонденцията и вътрешната документация, предоставя достъп до тях съгласно
правилата за сигурност и право на ползване. Деловодителят носи отговорност за
опазване на повереното му имущество, правилното водене на регистрите и картотеката
за документооборота.
Обучаваният трябва да :
Обработва ръчно или с помощта на компютър входящата кореспонденция – поставя
номера, дати, описание или обозначение на характера на документите
Съгласува писмената делова кореспонденция с прекия ръководител
Създава база от архивни копия на документите, като ги систематизира и подрежда в
папка
Разпределя входящата делова кореспонденция по звената в предприятието
Прилага етични норми на поведение и делово общуване с външни лица и служители на
предприятието
Следи за спазването на сроковете за отговор на входящата документация
Обработва ръчно или с помощта на компютър изходящата кореспонденция – поставя
номера и дати
Създава база от архивни копия на документите, като ги систематизира и подрежда в
папки
Организира изпращането на изходящата кореспонденция по адресати
Попълва отчетни документи, свързани с плащанията на пощенските услуги
Попълва справки за входящата и изходящата кореспонденция в предприятието
Прилага реда и условията за предоставяне на информация, свързана с деловата
кореспонденция на служители, ръководители и контролни органи
Прилага изискванията за архивиране на писмената документация и базата данни при
компютърна обработка
Прилага изискванията за използване, поддържане и опазване на офис техниката, с която
работи
Използва телефон, факс, скенер, копирно оборудване, уред за унищожаване на
документи
Използва комуникацията чрез интернет – получава и изпраща писма от и по електронна
поща, намира информация от различни уебстраници